Ein Kommentar von Jörg Blumtritt, Data Scientist, Blogger, CEO von Datarella, München, Teilnehmer der Canon for Business Konferenz “Information At Work”, Ende November  2014in Düsseldorf.

• Verschiebung von ‘targeted Marketing’ zu ‘Prozessautomatisierung’
• Smartphones pushen die Sharing Econnomy
• Robotic Process Automation setzt neue Schwerpunkte im Outsourcing

”Die Priorität verschiebt sich von ‘targeted Marketing’ zu ‘Prozessautomatisierung’”. Dieses Zitat von Darian Sims, EMEA Marketing Director, Canon Business Services, fasst sehr gut zusammen, wie man sich im Rahmen der Initiative von Canon “Information at Work” mit Prozessautomatisierung und ihrer Rolle für die Transformation in praktisch allen Branchen beschäftigt.

Prozessautomatisierung bedeutet heute vor allem: Automatisierung der Informationsprozesse. Information — Daten — liegen dabei immer weniger im Unternehmen. Die wichtigsten, reichsten Daten fließen von Außen in den Prozess ein, von den Kunden, den Lieferanten, aus öffentlichen oder sonstigen externen Quellen. Im Zentrum des Informationsmanagement stehen die Dokumente. Dokumente sind aus unterschiedlichen Daten zusammengestellt und formatiert; häufig unterliegen Dokumente starker Regulierung und ans Dokumentenmanagement werden höchste Ansprüche gestellt, was Gewährleistung der Aufbewahrung, Datenschutz und Integrität betrifft. Jahrzehntelange Aufbewahrungsfristen sind bei Geschäftsdokumenten schließlich die Regel.

Die neue Königsdisziplin: Data Storytelling

Versteht man Information at Work richtig, so spannt sich ein weiter Bogen über das Thema Information, Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung. Der englische Datenjournalist David McCandless beschreibt den Paradigmenwechsel, der augenblicklich in der Welt der Datenanalyse vor sich geh, wie folgt: von “Business Intelligence” zu “Data Science”. Data Science kann man am besten mit  interaktiven Info-Grafiken darstellen, um zu zeigen, wohin die Reise geht: Weg vom hypothesengetriebenen Testen, hin zu explorativer Analyse hoch mutlivariater Daten durch grafische Verfahren. Im Ergebnis entsteht eine neue Form des “Data Storytelling”.

“Das globale Datenvolumen, das aus Unternehmen erzeugt wird, wächst jährlich um 56 Prozent — das bedeutet eine Verdoppelung alle achzehn Monate.” Marc Bory  Solution, Sales and Managed Services Director, Canon Europe, führt ‘Moore’s Law’ empirisch weiter. Canon positioniert sich dabei als “One stop solution provider” für das Management von Dateneingang, Datenverarbeitung und der Distribution der datengetriebenen Dokumente an ihre Adressaten.

Der niederländische Business Analyst Hans Kaashoek führt den daten-getriebenen Paradigmenwechsel in die Unternehmen weiter: “Früher hat ihre IT gefragt: Läuft die Anwendung auf einer AS400? — Heute fragt sie: Läuft das auf Amazon?” Cloud-Services wie Amazon, P2P-Services wie Uber oder AirBnB sind in der Tat so einfach, effizient und effektiv, dass es schwer fällt, ihre möglichen Probleme noch ernst zu nehmen.

Kaashoek geht mit einem Beispiel weiter: Er verweist auf Nutzer, die ein kostenloses Wifi nutzen, darin Daten aus der Cloud abrufen, die eventuell noch zwischen mehreren Services hin- und hergeschickt werden — je mehr “Schichten” wir zwischen uns und der originären Datenquelle ziehen, um so mehr Dritte lesen mit oder haben gar die Möglichkeit, unsere Kommunikation zu beeinflussen. “There is no free lunch, there is also no free Wifi.” Umgekehrt sind gerade die Unternehmen, deren Geschäftsmodell auf Data-Sharing aufbaut, besonders erfolgreich — die neuen Stars mit 100-Milliarden Dollar Börsenwerten sind in der Regel genau die Unternehmen, die davon Leben, Daten zwischen End-Usern zu managen.

Per Smartphone zur Sharing Economy

Und die Tür zu dieser “Sharing Economy” ist das Smartphone! Erst seit wir unseren Internetzugang stets bei uns tragen, werden Angebote wie Uber, Facebook oder Amazon wirklich praktisch, weil wir nicht nur jederzeit, sondern vor allem überall darauf zugreifen können. Zwei Milliarden Menschen haben heute Internetzugang über ihr Smartphone im Vergleich zu gerade einmal 500 Millionen PC-Nutzern. Mobile ist immer stärker Teil in jedem Lebensbereich; aktuell steht Mobile Payment kurz vor dem Durchbruch. In den ersten 72 Stunden haben sich mehr als eine Million Menschen mit ihrer Kreditkarte bei Apple Pay registriert.

“Wenn ich KLM ein Problem twittere, bekomme ich in fünf Sekunden den Reply. Über den Telefonservice hänge ich mindestens 15 Minuten in der Warteschleife. Und über Email bekomme ich niemals eine Antwort.” Hans Kaashoek geht davon aus, dass unsere Arbeitsplätze als nächstes “mobilisiert” werden. “Mobile is the new Desktop.” Mit “Bring your own device” (kurz: BYOD) wird der klassische Arbeitsort mit Tisch, Stuhl und Computer vollständig über den Haufen geworfen. Das Beispiel mit “Twitter vs. Call Center” zeigt dabei deutlich, wie wichtig es wird, die Kommunikationsprozesse im Unternehmen zu vereinheitlichen. Es darf keine Rolle (mehr) spielen, auf welchem Kanal Information angefragt oder gesendet wird.

Outsourcing “re-loaded”

Prozessautomatisierung bedeutet häufig auch Outsourcing. Wichtigster Treiber, Prozesse auf externe Dienstleister auszulagern, war bisher Kostenersparnis. Aber der Schwerpunkt verschiebt sich. Immer wichtiger wird technologische Expertise und Innovation, die innerhalb der bestehenden Unternehmensstruktur nicht mehr rechtzeitig realisiert werden kann. Outsourcing wird der Treiber der Unternehmenstransformation. Und während es bisher um “Köpfe” ging, um ausgelagerte Arbeitsplätze, sind es zunehmend vollständig automatisierte Prozesse, die das Outsourcing notwenig machen. Mit “Robotic Process Automation” (kurz: RPA), bedeutet Outsourcing nicht mehr “Welcher Dienstleister liefert meine Wahre aus”, sondern “Lieferung per Drohne”.

Dabei ist die Automatisierung im Dokumentenmanagementprozess alles andere als Science Fiction. Der Münchner Versicherer WWK realisierte mit Hilfe von Canon ein beispielhaftes Projekt: 80 Millionen Seiten pro Jahr, die gedruckt und sicher an die richtigen Addressaten ausgeliefert werden müssen, mit starken saisonalen Schwankungen und unter den hohen Anforderungen der Überprüfbarkeit. Bei einem Innovationsprojekt, das die Niederländische PostNL realisierte, ist es eine der zentralen Herausforderungen, dass die Menschen zwar grundsätzlich ihre Versicherungsdokumente nach wie vor gedruckt erhalten möchten, aber dennoch erwarten, auch online verlässlich auf dieselben zugreifen zu können. Transaktionale Dokumente wie Rechnungen und insbesondere Zahlungserinnerungen dagegen müssen sowohl gedruckt als auch intelligent als Text-Message geliefert werden, zum Beispiel als Direct Message auf Twitter, die mich an eine ausstehende Rate erinnert.

Fazit: Automatisiertes Dokumentenmanagement bedeutet, den gesamten Informationsprozess im Unternehmen unter Kontrolle zu bringen, alle Dokumente, alle Quellen, alle Adressaten.